An der DLE Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien ist die Leitung des Teams Administration ausgeschrieben.
- Besetzung ab: 01.09.2025
- Stundenausmaß: 40,00
- Einstufung KV: §54 VwGr. IVa
- Befristung bis: unbefristet
- Ende der Bewerbungsfrist: 04.07.2025
Das Team Administration unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen, insbesondere bei allen Belangen der Budgetadministration, des Personalmanagements sowie bei Bau- und Einrichtungsagenden. Das Team zählt 13 Mitarbeitende und untergliedert sich in die Bereiche Haushalt, Verrechnung, Personal, Bau und Ausstattung, Transportdienst und Reinigung.
Aufgaben
- Leitung des Teams Administration, inklusive Management, Organisation, Qualitätssicherung und kontinuierliche strategische Weiterentwicklung
- administrative und fachliche Führung aller Mitarbeiter*innen des Teams Administration sowie strategische Personalentwicklung
- Management und Controlling zentraler Ressourcen
- Auswertung und Aufbereitung bereitgestellter Daten zur Budget- und Personalplanung für Entscheidungen der Bibliotheksleitung
- Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung
- Monitoring der Personalstrukturplanung und Koordination des Personalmanagements
- organisatorische Mitwirkung bei Bau- und Einrichtungsagenden der DLE
- bedarfsorientierte Weiterentwicklung, Management sowie Bündelung und Strukturierung von Geschäftsprozessen des Teams und der DLE
- enge Zusammenarbeit mit der Bibliotheksleitung
- laufende Kommunikation und serviceorientierte Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen und Fachbibliotheken bezüglich Ressourcenplanung und Budgetcontrolling
- laufende Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der Universität Wien insbesondere den DLEs Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung sowie Raum- und Ressourcenmanagement
Profil
- abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (mindestens B.A.)
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
- Fähigkeit zur Führung von Mitarbeiter*innen; Personalführungserfahrung von Vorteil
- profunde Kenntnisse im Bereich Budgeterstellung und -controlling
- profunde Kenntnisse im Bereich Personalmanagement
- gute Kenntnisse von universitären Strukturen und Prozessen von Vorteil
- Kenntnisse von bibliothekarischen Prozessen von Vorteil
- ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse; SAP-Kenntnisse von Vorteil
- ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Verhandlungskompetenz sowie sicheres Auftreten
- sehr gutes Leistungsverhalten (Belastbarkeit, Engagement, wirtschaftliches Handeln, Organisationsfähigkeit, Selbständigkeit, Entscheidungsfähigkeit, Innovationsverhalten, Lernbereitschaft und -fähigkeit)
Link zur Stellenausschreibung im Jobportal der Universität Wien (Kennzahl 4144)