Ursula Schachl-Raber, Renate Schönmayr (Universitätsbibliothek Salzburg): Prozessmanagement als ein elementarer Schritt im Weiterentwicklungsprozess der Universitätsbibliothek Salzburg (UBS): Schritte zu einem Qualitätsmanagement: Einblick und Ausblick
Vortrag am 5. Kongress Bibliothek & Information Deutschland, Leipzig, 13.03.2013.
Abstract: Anlässe gab es einige: Historisch gewachsene Arbeitsprozesse in der UBS riefen durch neue bibliothekarische Handlungsfelder und Herausforderungen, bauliche Veränderungen, besonders durch die rasante E-Medienentwicklung nach „Reaktion und Aktion“ seitens des Organisation. Manch` Gewachsenes, Liebgewordenes, Gewohntes stellt(e) sich in Frage. Eine Aktualisierung des Organigramms, Finden von aktuellen Leitlinien für unser Handeln und unsere Arbeitsprozesse gehen einher mit einem erneuerten/neu zu findenden Selbstverständnis. Dies führte 2011 zum Start eines gemeinsamen Weiterentwicklungsprozesses der UBS. Wie ein solcher Weg gegangen werden kann, bedurfte eines genauen Hinsehens: Durchforstet man die entsprechende Literatur zur Unternehmensplanung, zum strategischen Management steht man vor der Entscheidung: TOP down oder Bottom up. Die UBS entwickelte ein „verzahntes Miteinander“ unter externer Begleitung für den Gesamtprozeß und in entscheidenden Phasen.
Nach einem „Großgruppentag“ wurden brennende Themen formuliert wie z.B. der Bedarf einer Dokumentation aller Arbeitsprozesse. Aufgrund des großen Interesses wurde u.a. für die Dokumentation der formalen Medienbearbeitung eine entsprechende Projektgruppe eingesetzt. Der Projektauftrag lautet, mit dem Instrumentarium des Prozessmanagements eine Ist-Analyse aller entsprechenden Arbeitsabläufe zu erheben, darzustellen und herauszufiltern, ob und, wenn ja, wo Änderungsbedarf besteht und entsprechende Vorschläge zu erarbeiten. Wie dieser Prozeß konkret abläuft, sich aktiv an der Prozessanalyse zu beteiligen, kurz wie Prozessmanagement ablaufen kann, wird skizziert werden.
Einblick in den Gesamtprozess und die bisherigen Wegstationen, auch der praktischen Projektgruppenarbeit im Rahmen des Prozessmanagements stellen die zwei miteinander verbundenen Abschnitte dieses Beitrages dar.