Wien (OTS) – Vier Jahre nach der europaweiten Ausschreibung und zwei Jahre nach Beginn der Vorbereitungen absolvierten die ersten sechs Institutionen des Österreichischen Bibliothekenverbundes den produktiven Umstieg auf das neue, cloudbasierte Bibliothekssystem Alma. Vorreiter sind die Bibliotheken der Universitäten Wien und Innsbruck, der TU Wien, WU Wien, Vetmeduni Wien und FH St. Pölten. Zahlreiche weitere Einrichtungen werden in den nächsten Monaten folgen, darunter 7 Institutionen mit 17 Bibliotheken zum Jahreswechsel 2017/18.
Die neue Software stammt wie die abzulösende (Aleph 500) aus dem Haus Ex Libris, einem Weltmarktführer für Bibliothekssysteme, und verwaltet sämtliche Aufgaben des internen Bibliotheksmanagements für elektronische, digitale und physische Ressourcen in einzelnen Institutionen ebenso wie im konsortialen Umfeld. Durch die Zentralisierung von Datenservices in einer Cloud-Umgebung unterstützt Alma flexible Modelle der Zusammenarbeit im Verbund über das gesamte funktionale Spektrum hinweg – vom kooperativen Bestandsaufbau bis hin zur nationalen gemeinschaftlichen Nutzung von Metadaten und Ressourcen mit anderen Bibliotheken. In der neuen Netzwerkumgebung können Bibliotheken ihre Kräfte noch besser bündeln, um technischen Support, Kaufkraft, Pflege der Sammlungen sowie das Know-how der Mitarbeiter bestmöglich zu entwickeln. Alma strebt an, den Zeitaufwand bei der Arbeit an unterschiedlichen Systemen zu reduzieren, indem es Arbeitsabläufe optimiert. Auch wird die Kooperation innerhalb von Netzwerken erleichtert. Das führt zu Kostenersparnissen für Institutionen und innerhalb des Verbundes, und wird die gemeinsame Verwaltung elektronischer Medien verbessern.
Das gesamte Umstiegsprojekt startete im Herbst 2015 und gliederte sich in insgesamt drei Phasen. Nach der so genannten Konzeptionsphase folgte ab August 2016 die Getting Ready Phase: Training, Testumgebung, Überprüfung von Arbeitsabläufen und Daten, Studium der Dokumentation etc. Mit Ende November 2016 schließlich begann die eigentliche Implementierungsphase in drei Gruppen. Davor war von 2013 bis 2015 das Auswahlverfahren, ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, von 14 Auftraggebern gemeinsam durchgeführt worden. Die seit vielen Jahren enge Kooperation zwischen den Verbundmitgliedern ermöglichte dabei einen umfassenden Interessensausgleich und ein gemeinsames Auftreten. Die beteiligten Institutionen waren: Die Österreichische Bibliothekenverbund und Service Gesellschaft mbH (OBVSG) als Verbundzentrale, Österreichische Nationalbibliothek, Johannes Kepler Universität Linz, Karl-Franzens-Universität Graz, Technische Universität Wien, Universität Innsbruck, Universität Wien, Veterinärmedizinische Universität Wien, WU Wirtschaftsuniversität Wien, Fachhochschule St. Pölten GmbH, Kammer für Arbeiter und Angestellte für Wien, Verbund für Bildung und Kultur, Medizinische Universität Wien, Universität Salzburg. Die OBVSG fungierte als vergebende Stelle und übernahm die Gesamtkoordination auf Auftraggeberseite.